Consejos prácticos para evitar los impagos y controlar la morosidad en su empresa.

Incorpore a las políticas de empresa el objetivo de pagar puntualmente a sus proveedores. Las empresas deben predicar con el ejemplo; si paga bien a sus proveedores, tendrá la fuerza moral de exigir el pago puntual a sus clientes y, además, contribuirá a crear una nueva corriente positiva en el cumplimiento de las obligaciones de pago.

Deje claras las condiciones de pago en el momento de formalizar la operación comercial. El comercial o profesional que lleve a cabo la operación comercial debe acordar con el cliente las condiciones y plazo de pago en el momento de cerrar la operación y plasmarlas por escrito. Además, es importante determinar claramente todas las cuestiones relacionadas con el pago de la factura como, por ejemplo, la fecha a partir de la cual se computa el plazo de pago, la forma y el instrumento de pago.

Establezca las condiciones generales de venta. Las condiciones generales de venta relacionan la venta con el cobro de las operaciones comerciales por lo que es conveniente incluirlas en los pedidos, facturas y documentos habituales. Además, intente que el cliente firme una copia de las condiciones generales de venta para que quede constancia de que las conoce y acepta.

Documente, siempre, las operaciones desde el inicio hasta el final. Haga un contrato que tenga cláusulas que protejan al proveedor y obtenga siempre un pedido en firme del comprador firmado por una persona con poderes suficientes. Por último, haga siempre firmar al cliente el albarán de entrega, identificando a la persona que firma con nombre y apellidos, cargo y DNI.

Compruebe la solvencia de su cliente. Antes de vender a crédito, debe pedir informes de la solvencia, capacidad de pago y seriedad mercantil de su cliente. Le aconsejamos esperar unas horas antes de realizar la transacción para contar con esta información y evitar problemas posteriores. Para comprobar la solvencia puede solicitar informes comerciales de su cliente. Para ello, es conveniente seleccionar una empresa de información que ofrezca informes comerciales investigados y actualizados. Si el informe desaconseja la transacción su cliente, no conceda el crédito. En este caso, es mejor vender al contado riguroso y no conceder al cliente aplazamientos en el pago de las operaciones comerciales. Si hubiese dudas, no corra riesgos innecesarios y solicite garantías personales o avales bancarios.

Aumente la juridicidad de la operación. Es importante que su cliente firme las facturas, y entregue pagarés, letras o cheques para tener un crédito documentado como mayor protección.

Para conocer una empresa debe estudiar al empresario. Detrás de cada empresa hay un emprendedor. Es importante que analice quién está detrás de la razón social porque será el fiel reflejo de la empresa.

No se fíe de las apariencias. Por muy buena imagen que tenga un posible comprador o empresario investigue que hay detrás. Algunos morosos son especialistas en presentarse como empresarios solventes y buenos pagadores, pero una vez que han conseguido un crédito del proveedor, se transforman en el pérfido y dañino. En este sentido, es interesante pedir referencias a otros proveedores. El mejor informe sobre los hábitos de pago de un nuevo comprador nos lo pueden dar los proveedores que llevan tiempo trabajando con el cliente.

Establezca una política de créditos. Redacte una política de créditos y cobros coherente que contenga las normas de actuación en materia de concesión de créditos y acción de cobro.

Otorgue a cada cliente un límite de riesgo. Evitará de este modo pérdidas elevadas si se produce una situación de morosidad.

Constituir registros de morosos sectoriales. Legalizar bases de datos de morosos y registrar a los malos pagadores. La solidaridad de las empresas puede acabar con la morosidad.

Adoptar un sistema proactivo de cobro. La proactividad en la cobranza consiste en adelantarse a los problemas y actuar resolutivamente antes de que se produzcan. Consecuentemente, un sistema proactivo se basa en la identificación y solución de los problemas que puedan surgir en las relaciones con los clientes con el fin de asegurar el cobro en los plazos pactados. La práctica reactiva de cobro limita la gestión de los impagados y puede desembocar en un problema crónico de morosidad.

Evite fijar objetivos de facturación demasiado ambiciosos. La presión sobre el departamento comercial para aumentar rápidamente las ventas suele provocar morosidad, ya que los comerciales venden a clientes poco recomendables con tal de llegar a los objetivos

Incorpore el lema: "Vender bien es cobrar bien y cobrar bien es vender mejor". La empresa debe incorporar a su filosofía corporativa la máxima de que "una venta no ha sido realizada hasta que no ha sido cobrada"

Contrate a un especialista en Credit Management. La contratación de un Credit Manager soluciona la mayoría de los problemas de morosidad, y el coste laboral que supone este nuevo puesto se suele amortizar en los tres primeros meses, gracias a la disminución de las pérdidas por fallidos y reducción de los gastos de cobro y de los costes financieros que aporta la gestión del Credit Manager. En caso de no poder contratar un Credit Manager es conveniente buscar el asesoramiento de Consultores Especializados en Credit and Collection Management. También se aconseja contar con un buen asesoramiento jurídico. Las empresas deben tener un abogado interno o externo que les pueda asesorar de forma permanente en las cuestiones mercantiles y que redacte los contratos y documentos que protejan el crédito del proveedor

Invierte en tecnología adecuada. En los últimos años, se han desarrollado importantes soluciones tecnológicas sobre gestión de cobro y prevención de impagados que le pueden ahorrar muchos disgustos.

Implique al departamento comercial en la lucha contra los morosos. Los vendedores también deben ser coresponsables de la gestión del riesgo de clientes, los objetivos de venta deben ser por operaciones cobradas y las comisiones sólo deben abonarse definitivamente si la venta realizada se ha cobrado íntegramente.

Si tiene morosos y no los puede cobrar por falta de tiempo o de recursos, NO LOS DEJE EN PAZ. En estos casos hay que acudir a profesionales competentes del recobro de impagados, seleccionando a una empresa de servicios de cobro de impagos competente y seria, que utilizando métodos legales pero resolutivos, será capaz de perseguir a los deudores y recuperar las deudas.


Consecuentemente, si las empresas siguen todos estos consejos, o por lo menos ponen en práctica la mayoría de ellos, verán como sus índices de morosidad bajan considerablemente, y comprobarán como en pocos meses los saldos morosos van desapareciendo de sus balances.